NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince aşağıda açıklanan süreç kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendiririz.
Bu metin, iş/staj başvurusu yapan adayların başvuru alma, aday kaydı, CV/başvuru değerlendirme, mülakat/sınav, komisyon değerlendirmesi, referans kontrolü gerektiği haller ve sonuç bildirimi süreçlerine ilişkindir.
1. Veri Sorumlusu
Veri sorumlusu NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olup iletişim bilgileri üst bilgi bölümünde yer almaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetleri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür.
2. İşlenen Kişisel Verileriniz
Aşağıdaki kişisel veri kategorileri, ilgili hizmet veya işlem için gerekli olduğu ölçüde işlenebilir. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kanun’un 6. maddesindeki şartlar ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterli önlem ilkeleri dikkate alınır.
- Kimlik ve iletişim bilgileri
- Eğitim, mesleki deneyim, sertifika, beceri, başvuru pozisyonu ve aday değerlendirme kayıtları
- Mülakat, sınav, komisyon, referans ve sonuç bildirim kayıtları
- Özel nitelikli veri veya adli sicil bilgisi sadece kanuni şart veya pozisyon gerekliliği varsa
İşlenen veri türlerine örnekler:
- Ad soyad, T.C. kimlik numarası gerekli olduğu hallerde, telefon, e-posta, adres, CV, diploma, sertifika, askerlik durumu, iş deneyimi, mülakat notu, sınav sonucu, referans bilgisi ve aday değerlendirme kaydı
3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi, İşleme Amaçları, Hukuki Sebebi ve Mevzuat Eşleştirmesi
Kişisel veriler; iş ilanına veya personel temin sürecine yapılan başvuru, özgeçmiş, başvuru formu, diploma/sertifika örnekleri, sınav veya mülakat kayıtları, aday beyanı ve açık rıza bulunması hâlinde referans görüşmeleri aracılığıyla toplanır.
Süreç bazlı eşleştirme aşağıdadır:
- Başvuru ve CV verileri; başvuru formu, e-posta, elden teslim, kariyer kanalı veya kurum duyurusu üzerinden; aday başvurusunun alınması ve değerlendirilmesi amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-c ve m.5/2-f.
- Mülakat/sınav/komisyon kayıtları; yüz yüze veya elektronik görüşme, sınav evrakı ve komisyon tutanakları üzerinden; aday uygunluğunun objektif şekilde değerlendirilmesi amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-f ve kamu alımı söz konusuysa m.5/2-a-ç. Mevzuat: 657 sayılı Kanun, 4857 sayılı Kanun ve ilgili kamu personel alım mevzuatı.
- Adli sicil, sağlık/engellilik veya özel statü belgeleri; yalnızca kanuni şart, pozisyon gerekliliği veya adayın özel statüden yararlanma talebi varsa; ilgili mevzuat kapsamındaki değerlendirme amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a, m.6/3 ve açık rızaya konu istisnai işlemlerde m.5/1.
4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
- Aday başvurusunun alınması ve kayda geçirilmesi
- Başvuru şartlarının ve pozisyona uygunluğun değerlendirilmesi
- Mülakat, sınav, komisyon ve sonuç bildirim süreçlerinin yürütülmesi
- İtiraz, denetim, ispat ve arşiv yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
5. Kişisel Verilerinizin Saklanması ve İmhası
Saklama süreleri, ilgili mevzuatta öngörülen süreler, belediye arşiv ve denetim yükümlülükleri, işlem dosyası süreleri, mali kayıt süreleri, zamanaşımı süreleri ve Nebioğlu Belediyesi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası dikkate alınarak belirlenir. Amaç ortadan kalktığında ve saklamayı gerektiren hukuki sebep kalmadığında kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
6. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması ve Yurt Dışına Aktarım
Kişisel veriler yalnızca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Yetkili belediye birimleri ve personel/komisyon görevlileri
- Yetkili kamu kurumları, yargı veya denetim mercileri; yalnızca hukuki zorunluluk halinde
- Referans kişileri; adayın verdiği bilgi ve gerekli ölçüde
Kişisel veriler kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Web sitesi, e-posta, hosting, güvenli ödeme, sosyal medya veya hizmet sağlayıcı altyapıları nedeniyle yurt dışına aktarım ihtimali doğarsa Kanun’un 9. maddesindeki aktarım şartları dosya bazında değerlendirilmeden düzenli aktarım yapılmaz.
Açık rıza, ancak kanunda öngörülen diğer işleme veya aktarım şartları mevcut değilse, belirli işlem için ayrı ve özgür iradeye dayalı olarak alınır.
7. Haklarınız
Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Merkez Mah. Cevat Özyurt Cad. No:25 Nebioğlu / Çaycuma /Zonguldak adresine yazılı olarak, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile KEP/e-posta kanalı üzerinden ya da daha önce belediyemize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvuruların sağlıklı değerlendirilebilmesi için kimlik teyidi yapılır; başkası adına yapılan başvurularda temsil yetkisini gösteren belge aranır. Başvurular niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.