NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince aşağıda açıklanan süreç kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendiririz.

Bu metin, belediye meclisi ve encümeniyle bağlantılı üyelik, toplantı, gündem, karar, yoklama, huzur hakkı/ödeme, ilan, askı, arşiv ve kamuoyu bilgilendirme süreçlerine ilişkindir.

1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olup iletişim bilgileri üst bilgi bölümünde yer almaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetleri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz

Aşağıdaki kişisel veri kategorileri, ilgili hizmet veya işlem için gerekli olduğu ölçüde işlenebilir. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kanun’un 6. maddesindeki şartlar ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterli önlem ilkeleri dikkate alınır.

  • Kimlik ve iletişim bilgileri
  • Görev, unvan, siyasi parti/grup, toplantı, yoklama, karar ve oy kayıtları
  • Tahakkuk, tahsilat, ödeme, makbuz, fatura, banka ve muhasebe kayıtları
  • Görüntü, ses, tutanak ve yayın kayıtları
  • Hukuki işlem, tebligat, itiraz, denetim, arşiv ve uyuşmazlık kayıtları

İşlenen veri türlerine örnekler:

  • Ad soyad, görev/unvan, parti bilgisi, imza, katılım/yoklama, meclis gündemi, encümen kararı, tutanak, oy/şerh bilgisi, huzur hakkı ve ödeme kaydı

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi, İşleme Amaçları, Hukuki Sebebi ve Mevzuat Eşleştirmesi

Kişisel veriler; seçim ve görevlendirme kayıtları, meclis/encümen gündemi, yoklama, toplantı tutanakları, kararlar, komisyon raporları, resmi yazışmalar ve mali hak kayıtları üzerinden toplanır.

Süreç bazlı eşleştirme aşağıdadır:

  • Toplantı ve karar kayıtları; gündem, tutanak, yoklama, karar defteri, EBYS ve ilan/askı kayıtları üzerinden; meclis/encümen faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç. Mevzuat: 5393 sayılı Belediye Kanunu ve Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği.
  • Mali kayıtlar; huzur hakkı, ödeme, vergi ve muhasebe kayıtları üzerinden; mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç. Mevzuat: 5393, 213 ve 5018 sayılı mevzuat.
  • İlan, yayın ve arşiv kayıtları; web sitesi, ilan panosu, meclis kararları/gündemi sayfaları ve arşiv dosyaları üzerinden; şeffaflık, duyuru, denetim ve hukuki işlem amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a, m.5/2-ç ve m.5/2-e.

4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

  • Meclis ve encümen toplantılarının planlanması, yapılması ve karara bağlanması
  • Karar, gündem, tutanak, yoklama, ilan ve askı süreçlerinin yürütülmesi
  • Mali ödeme, denetim, arşiv ve hukuki işlem süreçlerinin yürütülmesi

5. Kişisel Verilerinizin Saklanması ve İmhası

Saklama süreleri, ilgili mevzuatta öngörülen süreler, belediye arşiv ve denetim yükümlülükleri, işlem dosyası süreleri, mali kayıt süreleri, zamanaşımı süreleri ve Nebioğlu Belediyesi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası dikkate alınarak belirlenir. Amaç ortadan kalktığında ve saklamayı gerektiren hukuki sebep kalmadığında kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

6. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması ve Yurt Dışına Aktarım

Kişisel veriler yalnızca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

  • Yetkili belediye birimleri, meclis/encümen sekretaryası ve mali hizmetler birimi
  • Valilik, kaymakamlık, Sayıştay, mahkemeler, denetim mercileri ve yetkili kamu kurumları
  • Web sitesi, arşiv, EBYS ve bilişim hizmet sağlayıcıları

Kişisel veriler kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Web sitesi, e-posta, hosting, güvenli ödeme, sosyal medya veya hizmet sağlayıcı altyapıları nedeniyle yurt dışına aktarım ihtimali doğarsa Kanun’un 9. maddesindeki aktarım şartları dosya bazında değerlendirilmeden düzenli aktarım yapılmaz.

Açık rıza, ancak kanunda öngörülen diğer işleme veya aktarım şartları mevcut değilse, belirli işlem için ayrı ve özgür iradeye dayalı olarak alınır.

7. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Merkez Mah. Cevat Özyurt Cad. No:25 Nebioğlu / Çaycuma /Zonguldak adresine yazılı olarak, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile KEP/e-posta kanalı üzerinden ya da daha önce belediyemize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvuruların sağlıklı değerlendirilebilmesi için kimlik teyidi yapılır; başkası adına yapılan başvurularda temsil yetkisini gösteren belge aranır. Başvurular niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  • Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.