NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince aşağıda açıklanan süreç kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendiririz.
Bu metin, Nebioğlu Belediyesi evlendirme memurluğuna yapılan evlenme başvurularının alınması, gerekli belgelerin kontrolü, evlenme ehliyeti ve sağlık raporu değerlendirmesi, evlendirme töreni tarihi ve salon planlaması, evlendirme işleminin gerçekleştirilmesi ve nüfus bildirimlerinin yapılması süreçlerini kapsar.
1. Veri Sorumlusu
Veri sorumlusu NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olup iletişim bilgileri üst bilgi bölümünde yer almaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetleri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür.
2. İşlenen Kişisel Verileriniz
Aşağıdaki kişisel veri kategorileri, ilgili hizmet veya işlemin niteliğine göre ve yalnızca gerekli olduğu ölçüde işlenebilir. Özel nitelikli kişisel veriler ancak Kanun’un 6. maddesinde öngörülen işleme şartlarından birinin bulunması ve yeterli önlemlerin alınması hâlinde işlenir.
- Kimlik, iletişim, adres, medeni hâl, vatandaşlık ve ikamet bilgileri
- Vesikalık fotoğraf, evlenme başvurusu ve evlenme ehliyetine ilişkin belgeler
- Sağlık raporu ve ilgili mevzuatın zorunlu kıldığı sınırlı sağlık bilgileri
- Evlendirme tarihi, tören yeri, tanık, işlem sonucu, nüfus bildirimi ve mali işlem kayıtları
İşlenen veri türlerine örnekler:
- Kimlik belgesi ve fotokopisi, sağlık raporu veya sağlık kurulu raporu, vesikalık fotoğraf, ikametgâh belgesi gerektiğinde, yabancı uyruklu kişiler için yetkili makam belgeleri, başvuru formu, evlendirme tarihi/tören yeri ve ödeme makbuzu
3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi, İşleme Amaçları, Hukuki Sebebi ve Mevzuat Eşleştirmesi
Kişisel veriler; evlenme beyannamesi ve başvuru formu, kimlik ve ikamet belgeleri, sağlık kuruluşlarınca düzenlenen rapor, fotoğraf, adayların beyanı, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri sistemleri, EBYS ve mali kayıtlar üzerinden toplanır.
Süreç bazlı eşleştirme aşağıdadır:
- Kimlik, medeni hâl, vatandaşlık ve ikamet verileri; evlenme ehliyetinin ve başvuru şartlarının doğrulanması amacıyla KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç kapsamında işlenir. Mevzuat: 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliği.
- Sağlık raporu verileri; evlenme için mevzuatta öngörülen sağlık şartlarının kontrolü amacıyla KVKK m.6/3-a kapsamında işlenir. Mevzuat: 1593 sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliği.
- Evlendirme işlemi ve nüfus bildirim kayıtları; evlendirme işleminin gerçekleştirilmesi, aile kütüğüne tescil ve resmi bildirimlerin yapılması amacıyla KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç kapsamında işlenir.
- Ücret ve makbuz kayıtları; belediye gelir tarifesi uyarınca tahakkuk, tahsilat ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç kapsamında işlenir. Mevzuat: 2464 ve 5018 sayılı Kanunlar.
4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
- Evlenme başvurusunun alınması ve belge kontrollerinin yapılması
- Evlendirme töreni tarihi, yeri, tanık ve tören organizasyonunun planlanması
- Evlendirme işleminin yapılması ve nüfus bildirimlerinin gerçekleştirilmesi
- Ücret, tahsilat, arşiv, denetim ve hukuki işlem süreçlerinin yürütülmesi
5. Kişisel Verilerinizin Saklanması ve İmhası
Saklama süreleri, ilgili mevzuatta öngörülen süreler, belediye arşiv ve denetim yükümlülükleri, işlem dosyası süreleri ve zamanaşımı süreleri dikkate alınarak belirlenir. İşleme amacı ve hukuki sebebi ortadan kalkan kişisel veriler, Nebioğlu Belediyesi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
6. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması ve Yurt Dışına Aktarım
Kişisel verileriniz, yalnızca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü ve ilgili nüfus müdürlükleri
- Yetkili sağlık kurumları, konsolosluklar ve diğer kanunen yetkili kamu kurumları; işlem gerektiriyorsa
- Bankalar ve tahsilat/muhasebe hizmet sağlayıcıları ile bilişim/arşiv hizmet sağlayıcıları; görevleriyle sınırlı olarak
Kişisel veriler kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Yurt dışına aktarım ihtiyacı doğması hâlinde Kanun’un 9. maddesinde öngörülen yeterlilik kararı, uygun güvenceler veya arızi hâllere ilişkin şartlardan uygulanabilir olanı sağlanmadan aktarım yapılmaz.
7. Haklarınız
Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Yenipazar Mahallesi Alikadıoğulları Caddesi No:19/2 Nebioğlu, Çaycuma/ZONGULDAK adresine yazılı olarak; güvenli elektronik imza veya mobil imza ile kurumun teyit edilmiş KEP adresine; ya da daha önce Belediyeye bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak info@nebioglu.bel.tr adresine iletebilirsiniz. Başvurular, kimlik ve temsil yetkisi doğrulandıktan sonra niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.