NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince aşağıda açıklanan süreç kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendiririz.

Bu metin, cenaze yakını veya başvuru sahibi tarafından talep edilen kefen temini, şehir içi/şehirlerarası cenaze nakli, mezar yeri kazılması, defin koordinasyonu ile fakir veya kimsesiz cenazelere ilişkin belediye hizmetlerinin yürütülmesi sırasında başvuru sahibi ve yaşayan yakınlara ait kişisel verilerin işlenmesini kapsar.

1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olup iletişim bilgileri üst bilgi bölümünde yer almaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetleri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz

Aşağıdaki kişisel veri kategorileri, ilgili hizmet veya işlemin niteliğine göre ve yalnızca gerekli olduğu ölçüde işlenebilir. Özel nitelikli kişisel veriler ancak Kanun’un 6. maddesinde öngörülen işleme şartlarından birinin bulunması ve yeterli önlemlerin alınması hâlinde işlenir.

  • Başvuru sahibi ve cenaze yakınına ait kimlik, iletişim, adres ve yakınlık bilgileri
  • Cenaze nakil yeri, mezarlık/defin yeri, hizmet talebi ve işlem kayıtları
  • Ölüm/defin belgesi, nakil izin belgesi ve yetkili kurumlarca düzenlenen resmi evrak
  • Fakir veya kimsesiz cenaze hizmetinde gerekli olduğu ölçüde sosyal/ekonomik durum değerlendirme kayıtları
  • Araç, güzergâh, tarih-saat, tutanak ve mali işlem kayıtları

İşlenen veri türlerine örnekler:

  • Başvuru sahibinin ad-soyadı, telefonu, adresi ve yakınlık bilgisi; resmi ölüm/defin/nakil belgesi; cenaze nakil güzergâhı, mezarlık bilgisi, kefen ve mezar kazma talebi; sosyal durum belgesi gerektiğinde

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi, İşleme Amaçları, Hukuki Sebebi ve Mevzuat Eşleştirmesi

Kişisel veriler; cenaze yakınının veya yetkili kişinin başvurusu, telefon ve belediye iletişim kanalları, sağlık kuruluşu veya yetkili kamu kurumlarınca düzenlenen resmi belgeler, mezarlık kayıtları, nakil formu ve saha tutanakları üzerinden toplanır.

Süreç bazlı eşleştirme aşağıdadır:

  • Başvuru ve iletişim verileri; cenaze hizmet talebinin alınması, hizmet ekiplerinin yönlendirilmesi ve başvuru sahibiyle iletişim kurulması amacıyla KVKK m.5/2-ç ve m.5/2-e kapsamında işlenir. Mevzuat: 5393 sayılı Belediye Kanunu.
  • Resmi ölüm, defin ve nakil belgeleri; cenazenin mevzuata uygun biçimde nakledilmesi ve defnedilmesi amacıyla KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç kapsamında işlenir. Mevzuat: 1593 sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu, 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu ve Mezarlıklar Hakkında Yönetmelik.
  • Fakir veya kimsesiz cenazeye ilişkin kayıtlar; belediyenin ücretsiz kaldırma, yıkama, kefenleme ve defin görevini yerine getirmesi amacıyla KVKK m.5/2-a, m.5/2-ç ve m.5/2-e kapsamında, gerekli veriyle sınırlı olarak işlenir.
  • Nakil, mezar kazma ve saha kayıtları; hizmetin planlanması, görevlendirme, araç ve güzergâh yönetimi, arşiv ve denetim amacıyla KVKK m.5/2-ç ve m.5/2-f kapsamında işlenir.

4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

  • Cenaze hizmet talebinin alınması ve hizmetin planlanması
  • Kefen temini, cenaze nakli, mezar yeri hazırlanması ve defin koordinasyonunun yürütülmesi
  • Fakir veya kimsesiz cenazelere ilişkin belediye görevinin yerine getirilmesi
  • Resmi bildirim, arşiv, denetim ve hukuki işlem süreçlerinin yürütülmesi

5. Kişisel Verilerinizin Saklanması ve İmhası

Saklama süreleri, ilgili mevzuatta öngörülen süreler, belediye arşiv ve denetim yükümlülükleri, işlem dosyası süreleri ve zamanaşımı süreleri dikkate alınarak belirlenir. İşleme amacı ve hukuki sebebi ortadan kalkan kişisel veriler, Nebioğlu Belediyesi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

6. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması ve Yurt Dışına Aktarım

Kişisel verileriniz, yalnızca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

  • Sağlık kuruluşları, nüfus müdürlükleri, mezarlık idareleri, kolluk ve diğer kanunen yetkili kamu kurumları
  • Nakil veya defin hizmetinde görev alan yetkili hizmet sağlayıcılar; sözleşme ve görevle sınırlı olarak
  • Mahkemeler ve denetim mercileri; usulüne uygun talep bulunması hâlinde

Kişisel veriler kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Yurt dışına aktarım ihtiyacı doğması hâlinde Kanun’un 9. maddesinde öngörülen yeterlilik kararı, uygun güvenceler veya arızi hâllere ilişkin şartlardan uygulanabilir olanı sağlanmadan aktarım yapılmaz.

7. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Yenipazar Mahallesi Alikadıoğulları Caddesi No:19/2 Nebioğlu, Çaycuma/ZONGULDAK adresine yazılı olarak; güvenli elektronik imza veya mobil imza ile kurumun teyit edilmiş KEP adresine; ya da daha önce Belediyeye bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak info@nebioglu.bel.tr adresine iletebilirsiniz. Başvurular, kimlik ve temsil yetkisi doğrulandıktan sonra niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  • Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.