NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince aşağıda açıklanan süreç kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendiririz.

Bu metin; www.nebioglu.bel.tr internet sitesi, belediyenin iletişim ve çözüm merkezi, telefon, kurumsal e-posta ve fiziki başvuru kanalları üzerinden iletilen talep, öneri, şikâyet ve bilgi istemlerinin alınması ve sonuçlandırılması süreçlerini kapsar.

1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olup iletişim bilgileri üst bilgi bölümünde yer almaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetleri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz

Aşağıdaki kişisel veri kategorileri, ilgili hizmet veya işlemin niteliğine göre ve yalnızca gerekli olduğu ölçüde işlenebilir. Özel nitelikli kişisel veriler ancak Kanun’un 6. maddesinde öngörülen işleme şartlarından birinin bulunması ve yeterli önlemlerin alınması hâlinde işlenir.

  • Kimlik, iletişim, adres ve başvuru sahibinin beyan ettiği temsil bilgileri
  • Talep, öneri, şikâyet, bilgi istemi, mesaj içeriği, belge eki ve işlem sonucu kayıtları
  • IP adresi, tarih-saat, cihaz/tarayıcı, erişim ve sistem güvenliği logları; internet sitesi kullanıldığında
  • Çağrı, yönlendirme, cevap, tebligat, arşiv ve hukuki işlem kayıtları

İşlenen veri türlerine örnekler:

  • Ad soyad, telefon, e-posta, adres, başvuru konusu ve açıklaması, eklenen belgeler, başvuru tarihi, cevap ve birim yönlendirme kaydı; web üzerinden işlem varsa IP ve teknik log bilgileri

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi, İşleme Amaçları, Hukuki Sebebi ve Mevzuat Eşleştirmesi

Kişisel veriler; telefon, kurumsal e-posta, fiziki dilekçe, posta, EBYS/KEP, belediye danışma ve çözüm merkezi kayıtları ile internet sitesi teknik kayıtları üzerinden toplanır.

Süreç bazlı eşleştirme aşağıdadır:

  • Başvuru ve iletişim verileri; talebin alınması, kimlik/iletişim teyidi gerektiğinde, ilgili birime yönlendirilmesi, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması amacıyla KVKK m.5/2-a, m.5/2-ç, m.5/2-e ve m.5/2-f kapsamında işlenir. Mevzuat: 5393, 3071 ve 4982 sayılı Kanunlar.
  • Belge eki ve resmi işlem verileri; başvuru konusu belediye hizmetinin yürütülmesi, resmi cevap hazırlanması, tebligat ve arşiv işlemleri amacıyla KVKK m.5/2-a, m.5/2-ç ve m.5/2-e kapsamında işlenir.
  • Teknik ve işlem güvenliği kayıtları; internet sitesinin güvenli işletilmesi, kötüye kullanımın önlenmesi ve olay inceleme amacıyla KVKK m.5/2-ç ve m.5/2-f kapsamında işlenir. Mevzuat: 5651 ve 6698 sayılı Kanunlar.

4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

  • Talep, öneri, şikâyet ve bilgi istemlerinin alınması ve sonuçlandırılması
  • Başvuruların görevli birime yönlendirilmesi ve başvuru sahibine cevap verilmesi
  • İnternet sitesi ve iletişim altyapısının güvenliğinin sağlanması
  • Arşiv, denetim, tebligat ve hukuki uyuşmazlık süreçlerinin yürütülmesi

5. Kişisel Verilerinizin Saklanması ve İmhası

Saklama süreleri, ilgili mevzuatta öngörülen süreler, belediye arşiv ve denetim yükümlülükleri, işlem dosyası süreleri ve zamanaşımı süreleri dikkate alınarak belirlenir. İşleme amacı ve hukuki sebebi ortadan kalkan kişisel veriler, Nebioğlu Belediyesi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

6. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması ve Yurt Dışına Aktarım

Kişisel verileriniz, yalnızca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

  • Görevli belediye birimleri ve yetkili personel
  • Başvurunun konusu gerektiriyorsa kanunen yetkili kamu kurumları
  • Bilişim, hosting, e-posta, santral ve arşiv hizmet sağlayıcıları; sözleşme ve görevleriyle sınırlı olarak

Kişisel veriler kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Yurt dışına aktarım ihtiyacı doğması hâlinde Kanun’un 9. maddesinde öngörülen yeterlilik kararı, uygun güvenceler veya arızi hâllere ilişkin şartlardan uygulanabilir olanı sağlanmadan aktarım yapılmaz.

7. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Yenipazar Mahallesi Alikadıoğulları Caddesi No:19/2 Nebioğlu, Çaycuma/ZONGULDAK adresine yazılı olarak; güvenli elektronik imza veya mobil imza ile kurumun teyit edilmiş KEP adresine; ya da daha önce Belediyeye bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak info@nebioglu.bel.tr adresine iletebilirsiniz. Başvurular, kimlik ve temsil yetkisi doğrulandıktan sonra niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  • Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.