NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince aşağıda açıklanan süreç kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendiririz.
Bu metin, Yazı İşleri Müdürlüğü, EBYS, KEP, posta, elden teslim, e-posta ve dilekçe kanalları üzerinden gelen evrak, başvuru, resmi yazışma, kayıt, havale, cevap ve arşiv süreçlerine ilişkindir.
1. Veri Sorumlusu
Veri sorumlusu NEBİOĞLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI olup iletişim bilgileri üst bilgi bölümünde yer almaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetleri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür.
2. İşlenen Kişisel Verileriniz
Aşağıdaki kişisel veri kategorileri, ilgili hizmet veya işlem için gerekli olduğu ölçüde işlenebilir. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kanun’un 6. maddesindeki şartlar ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterli önlem ilkeleri dikkate alınır.
- Kimlik ve iletişim bilgileri
- Dilekçe, başvuru, evrak, belge eki, havale, cevap ve arşiv kayıtları
- İşlem güvenliği, IP adresi, tarih/saat, cihaz/tarayıcı, erişim ve sistem log bilgileri
- Hukuki işlem, tebligat, itiraz, denetim, arşiv ve uyuşmazlık kayıtları
İşlenen veri türlerine örnekler:
- Ad soyad, T.C. kimlik numarası gerektiğinde, adres, telefon/e-posta, dilekçe metni, konu, belge eki, evrak kayıt numarası, havale birimi, cevap yazısı ve arşiv kaydı
3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi, İşleme Amaçları, Hukuki Sebebi ve Mevzuat Eşleştirmesi
Kişisel veriler; elden veya posta yoluyla sunulan evrak ve dilekçeler, EBYS, KEP, kurumsal e-posta, resmi yazışmalar, sevk ve havale kayıtları üzerinden toplanır.
Süreç bazlı eşleştirme aşağıdadır:
- Evrak ve dilekçe verileri; elden teslim, posta, KEP, e-posta, EBYS ve başvuru formları üzerinden; evrakın kayda alınması, ilgili birime havale edilmesi ve cevaplandırılması amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a, m.5/2-ç, m.5/2-e ve m.5/2-f. Mevzuat: 3071, 4982, 5393 ve resmi yazışma/arşiv mevzuatı.
- EBYS ve işlem güvenliği kayıtları; evrak numarası, kullanıcı, tarih/saat, IP/oturum ve işlem logları üzerinden; kayıt bütünlüğü, yetki yönetimi, denetim ve güvenlik amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-ç ve m.5/2-f.
- Hukuki işlem ve arşiv kayıtları; tebligat, resmi yazışma, başvuru cevabı ve uyuşmazlık dosyaları üzerinden; hakların korunması, denetim ve arşiv amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-ç ve m.5/2-e.
4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
- Gelen evrak, dilekçe, başvuru ve resmi yazışmaların kayda alınması
- Evrakların ilgili birime havale edilmesi, cevaplandırılması ve arşivlenmesi
- EBYS güvenliği, denetim, raporlama ve hukuki uyuşmazlık süreçlerinin yürütülmesi
5. Kişisel Verilerinizin Saklanması ve İmhası
Saklama süreleri, ilgili mevzuatta öngörülen süreler, belediye arşiv ve denetim yükümlülükleri, işlem dosyası süreleri, mali kayıt süreleri, zamanaşımı süreleri ve Nebioğlu Belediyesi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası dikkate alınarak belirlenir. Amaç ortadan kalktığında ve saklamayı gerektiren hukuki sebep kalmadığında kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
6. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması ve Yurt Dışına Aktarım
Kişisel veriler yalnızca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Yetkili belediye birimleri ve yazı işleri müdürlüğü
- KEP, EBYS, e-posta, posta/kargo, arşiv ve bilişim hizmet sağlayıcıları
- Yetkili kamu kurumları, mahkemeler, savcılıklar ve denetim mercileri
Kişisel veriler kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Web sitesi, e-posta, hosting, güvenli ödeme, sosyal medya veya hizmet sağlayıcı altyapıları nedeniyle yurt dışına aktarım ihtimali doğarsa Kanun’un 9. maddesindeki aktarım şartları dosya bazında değerlendirilmeden düzenli aktarım yapılmaz.
Açık rıza, ancak kanunda öngörülen diğer işleme veya aktarım şartları mevcut değilse, belirli işlem için ayrı ve özgür iradeye dayalı olarak alınır.
7. Haklarınız
Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Merkez Mah. Cevat Özyurt Cad. No:25 Nebioğlu / Çaycuma /Zonguldak adresine yazılı olarak, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile KEP/e-posta kanalı üzerinden ya da daha önce belediyemize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvuruların sağlıklı değerlendirilebilmesi için kimlik teyidi yapılır; başkası adına yapılan başvurularda temsil yetkisini gösteren belge aranır. Başvurular niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.